Assistenz (m/w)

Wir suchen nach Vereinbarung für unseren Hauptsitz in Zürich für den Bereich Gesamtleistungen eine erfahrene, engagierte und dynamische Assistenz (m/w)

Als ambitionierte und zuverlässige Persönlichkeit mit ausgeprägter Dienstleistungsorientierung sind Sie für die folgenden Hauptaufgaben
verantwortlich:

  • Umsetzen der administrativen Themen innerhalb von Entwicklungs- und Ausführungsprojekten in Zusammenarbeit mit den zugeteilten Projektverantwortlichen
  • Offert-, Vertrags- und Nachtragswesen sowie Debitoren- und Kreditorenbewirtschaftung
  • Support bei internen Anfragen rund um die Bauadministrations-Software PROVIS
  • Unterstützen bei Mängel-, Garantie- und Versicherungswesen
  • Selbständige Bearbeitung, Koordination oder Weiterleitung von internen und externen Anfragen
  • allgemeine Korrespondenz
  • Terminierung und Organisation von Sitzungen und Führen von Sitzungsprotokollen
  • Organisation diverser Anlässe
  • Unterstützen bei Mitarbeiter Ein- und Austrittsprozessen
  • Mithilfe bei der Erstellung von Präsentationen, Investoren- und Vertragsdossiers

Sie engagieren sich proaktiv und integrierend im professionellen, unkomplizierten Arbeitsumfeld. Mit Ihrem aufgestellten Wesen fördern
Sie das familiäre Arbeitsklima. Ihr Profil:

  • Sie haben bereits in einem Architekturbüro oder bei einem Totalunternehmer gearbeitet (zwingend)
  • Kaufmännische Grundausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung in ähnlicher Funktion
  • Gute Kenntnisse der Bauadministrations- Software PROVIS (oder gleichwertig)
  • Sehr gute Kenntnisse der MS-Office-Palette
  • Weiterbildung als Direktionsassistenz von Vorteil
  • Hervorragende mündliche und schriftliche Sprachkenntnisse in Deutsch
  • Französischkenntnisse von Vorteil
  • Selbständig, verantwortungsbewusst, mit hoher Leistungsbereitschaft
  • Exakte Arbeitsweise
  • Teamfähig, integer und extrovertiert
  • freundliches Auftreten mit diplomatischem Geschick und hoher Belastbarkeit
  • Anwendungssicher in der gängigen EDV- und Bauadministrations-Software (Office-Produkte und PROVIS)